Cách lưu trữ email và truy xuất email đã lưu trữ trong Outlook

Ngày nay, có sự trao đổi email liên tục giữa các cá nhân, công ty, v.v., dẫn đến lượng thư trong hộp thư của chúng ta ngày càng tăng. Việc quản lý và truy xuất một số lượng lớn email mỗi lần trở nên khó khăn. Do đó, để giải quyết vấn đề này, khái niệm Lưu trữ Email thừa hưởng sự tồn tại. Hãy để chúng tôi xem nó chính xác là gì và cách lưu trữ email trong Microsoft Outlook 2019/2016.

Lưu trữ Email là gì

Lưu trữ Email là một quy trình quản lý email nhằm quản lý và lưu trữ các email của bạn một cách có hệ thống. Nó lưu trữ vĩnh viễn và bảo mật dữ liệu của bạn mà không bị mất dữ liệu. Về cơ bản, khi bạn lưu trữ một email, nó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn mà không bị xóa và được lưu trữ trong Lưu trữ thư mục. Những email bạn không muốn xóa vì bạn có thể cần chúng trong tương lai có thể được lưu trữ. Tất cả các email trong thư mục lưu trữ có thể được khôi phục nếu cần thiết để nội dung quan trọng không bị mất. Việc lưu trữ sẽ chuyển email từ máy chủ thư mạng sang máy tính cục bộ của bạn.

Cách lưu trữ Email trong Outlook

Mở Microsoft Outlook, nhấp vào Start và cuộn xuống Outlook mở nó ra.

Đi tới Hộp thư đến của bạn và mở email bạn muốn lưu trữ. Khi thư của bạn được mở, bạn sẽ thấy Archive trong thanh menu ở đầu hộp thư của bạn.

Bấm vào Archive và bạn sẽ nhận thấy rằng email của bạn đã biến mất khỏi hộp thư đến. Bạn sẽ tìm thấy tất cả các email như vậy trong Archive mà bạn có thể thấy trong ngăn bên trái. Nhấp vào thư mục lưu trữ để xem chúng.

Bạn có thể tìm kiếm một thư cụ thể mà bạn đang tìm kiếm trong hộp tìm kiếm ở trên. Bạn có thể lọc các email và sắp xếp chúng từ email mới nhất hoặc cũ nhất trên đầu trang theo yêu cầu của bạn. Bạn cũng có thể sắp xếp các email theo ngày, kích thước, chủ đề, tầm quan trọng, danh mục, v.v.

Thật đơn giản để lưu trữ email trong Outlook và do đó có thể được thực hiện một cách hiệu quả.

Lưu trữ hàng loạt email trong Outlook

Để lưu trữ hàng loạt email trong Outlook, hãy mở File > Info > Tools và chọn Clean up old items.

Lựa chọn Archive this folder and all subfolders và chọn thư mục bạn muốn lưu trữ.

Tiếp theo, trong Archive items older than, hãy nhập ngày.

Chọn Include items với Do not AutoArchive to archive checked.

Nhấp vào OK và thoát.

Đọc: Làm thế nào để Tự động lưu trữ các mục cũ của bạn trong Microsoft Outlook.

Cách truy xuất email đã lưu trữ trong Outlook

Để truy cập các email đã lưu trữ của bạn trong Microsoft Outlook:

1. Mở Outlook
2. Chọn ID email
3. Nhấp vào thư mục Lưu trữ
4. Bạn sẽ thấy tất cả các email đã lưu trữ của mình ở đây.

Tôi hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích.

• Thẻ: Quan điểm