Cách cài đặt CC & BCC tự động trong Gmail và Outlook

Trong quá trình soạn thảo email, CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy) là hai trường thông dụng được hầu hết chúng ta sử dụng để gửi các bản sao của email đến những người khác quan tâm đến thông tin ngoài những người nhận chính. Bất kể bạn sử dụng nhà cung cấp email nào cho dù Gmail hoặc là Outlook, bạn sẽ thấy các trường CC và BCC cùng với To khi bạn soạn một email mới.

Đôi khi, bạn có thể muốn CC và BCC cho chính mình hoặc đồng nghiệp của bạn trong email để bạn có thể nắm được các cuộc trò chuyện quan trọng. Để làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn, Outlook và Gmail cho phép bạn tự động CC và BCC bất kỳ địa chỉ email nào trên mỗi email bạn gửi. Mặc dù những điều này có thể lộn xộn, nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể cần phải có một bản sao của tất cả các cuộc trò chuyện email đang diễn ra.

Bạn có thể đặt một quy tắc đơn giản trong Gmail và Outlook sẽ tự động CC và BCC địa chỉ email nhất định cho tất cả các email bạn soạn. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích chi tiết về cách tự động CC và BCC một địa chỉ email cụ thể trong Outlook và Gmail.

Tự động CC & BCC tất cả các email trong Gmail

Gmail không có tính năng sẵn có để tự động CC và email BCC. Tuy nhiên, có nhiều tiện ích mở rộng cho phép bạn tự động hóa tác vụ và tiết kiệm thời gian. AutoBCC.com cung cấp một tiện ích mở rộng có tên là Auto BCC & Auto Cc extension cho người dùng Chrome. Tiện ích mở rộng này cho phép bạn dễ dàng đặt quy tắc mới để tự động BCC hoặc CC nhiều tài khoản thư của Google hoặc địa chỉ email của bạn khi bạn soạn, trả lời hoặc chuyển tiếp email.

Tiện ích mở rộng này có sẵn miễn phí cho người dùng cá nhân. Ngoài ra, phần mở rộng Auto BCC & Auto CC có thể được sử dụng kết hợp với hệ thống CRM. Làm theo các bước dưới đây để Tự động cc và BCC bất kỳ email nào bạn gửi bằng Auto BCC cho tiện ích mở rộng Gmail.

• Nhận tiện ích mở rộng này đây.
• Cài đặt tiện ích mở rộng và cung cấp quyền truy cập vào tài khoản Gmail của bạn.
• Nhấn vào biểu tượng Phong bì được thêm vào trình duyệt Chrome của bạn để mở trang Tùy chọn.

• Chọn tùy chọn Enable Auto Bcc emails.
• Chọn tùy chọn Enable Auto Cc emails.
• Nhấp chuột Add more accounts.

• Bên trong From, thêm địa chỉ tài khoản của bạn.
• Nhập địa chỉ email mà bạn muốn Bcc và CC vào các trường tương ứng. Bạn có thể thêm nhiều địa chỉ được phân tách bằng dấu phẩy.
• Sau khi bạn hoàn thành, hãy nhấp vào Save của bạn để áp dụng quy tắc mới.
• Khởi chạy Gmail và nhấp vào nút Compose để tạo email mới.
• Thay đổi From email address. Thao tác này sẽ tự động thay đổi địa chỉ email BCC và Ccc cho phù hợp.
• Nếu trong tương lai, bạn muốn chính thức hủy quyền truy cập của tiện ích vào tài khoản Gmail, chỉ cần gỡ cài đặt tiện ích.

Nếu bạn không muốn có quyền truy cập của bên thứ ba vào tài khoản Gmail của mình, bạn có thể tự động gửi email BCC hoặc CC bằng Bộ lọc Gmail. Làm theo các bước dưới đây để sử dụng Bộ lọc Gmail

• Khởi chạy Gmail và điều hướng Settings
• Nhấp vào tùy chọn Filters and Blocked Addresses và chọn Create a new filter.

• Nhập địa chỉ của bạn vào From cánh đồng.
• Nhấp chuột Create Filter với tìm kiếm này
• Trong trang tiếp theo, hãy chọn tùy chọn Forward nó tới.

• Nhấp vào tùy chọn thêm địa chỉ chuyển tiếp và nhập email của bạn.

Tự động CC & BCC tất cả các email trong Outlook

Làm theo các bước dưới đây để tự động CC hoặc BCC cho chính bạn hoặc một số địa chỉ email nhất định trong Outlook.

• Khởi chạy Outlook và nhấp vào Rules tại tab Trang chủ.

• Lựa chọn Manage Rules and Alerts từ menu thả xuống và nhấp vào New Rule.

• Trong cửa sổ Rules Wizard, bên dưới Start from a blank rule, bấm vào tùy chọn Apply rule on messages I send và bấm vào Next.

• Bây giờ bạn có thể chọn điều kiện nếu bạn chọn lọc về tự động hóa hoặc nếu không, chỉ cần nhấp vào Next để áp dụng quy tắc cho tất cả các email của bạn.

• Trong hành động Select ở Bước 1, hãy chọn tùy chọn Cc the message to people or public group nếu bạn muốn CC một email. Nếu bạn muốn BCC một email, hãy chọn tùy chọn, Move a copy to the specified folder trong Bước 1.
• Trong Bước 2, nhấp vào link people or public group.

• Nhập địa chỉ email của bạn hoặc địa chỉ email khác mà bạn muốn CC trong To. Nếu cần, Bạn cũng có thể chọn ngoại lệ nếu bạn muốn loại trừ quy tắc này cho một số email nhất định và nhấp vào Next.
• Nhập tên cho quy tắc này trong Bước 1 và chọn tùy chọn Turn on this rule trong Bước 2.
• Nhấn vào Finish.

Sau khi hoàn tất, quy tắc mới của bạn sẽ tự động được thêm vào mỗi khi bạn gửi tin nhắn mới.

• Thẻ: E-mail, Gmail, Quan điểm