Mẹo và Thủ thuật Google Trang tính; Hướng dẫn để tận dụng tốt nhất các tính năng của nó!

Google Sheets là một công cụ tạo bảng tính dựa trên đám mây. Nó có gần như tất cả các tính năng mà người dùng có được trong phần mềm bảng tính, như Microsoft Excel. Hầu hết các bạn đều biết đến Google Trang tính và sử dụng nó hàng ngày để tạo và chỉnh sửa bảng tính. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số Google Sheets Tips and Tricks điều đó sẽ giúp bạn thực hiện công việc của mình nhanh hơn trên Google Trang tính.

Bởi vì nó là một công cụ dựa trên đám mây, nó mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, như:

• Tất cả dữ liệu của bạn được lưu trên đám mây, giúp tiết kiệm dung lượng ổ đĩa trên máy tính của bạn.
• Bạn có thể truy cập bảng tính của mình trên mọi thiết bị chỉ bằng cách đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
• Với tính năng tự động lưu, bạn không cần phải lo lắng về việc mất dữ liệu do mất điện hoặc máy tính bị treo đột ngột.
• Bạn có thể chia sẻ bảng tính của mình với những người dùng khác nếu bạn và những người dùng khác đang làm việc trên cùng một dự án.

Phần tốt nhất của Google Trang tính là nó hoàn toàn miễn phí để sử dụng. Bạn chỉ cần có tài khoản Google và kết nối internet đang hoạt động để sử dụng Google Trang tính.

Mẹo và thủ thuật Google Trang tính

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến các Mẹo và Thủ thuật Google Trang tính sau:

1. Chèn hình ảnh vào bảng tính của bạn
2. Màu sắc các hàng thay thế
3. Trích xuất các giá trị duy nhất từ ​​tập dữ liệu
4. Kết nối Google Trang tính với Microsoft Excel
5. Xem lịch sử Chỉnh sửa
6. Chạy kiểm tra chính tả
7. Áp dụng bộ lọc cho bảng tính của bạn
8. Bảo vệ các tế bào để ngăn chặn những thay đổi không mong muốn
9. Sử dụng trí tuệ nhân tạo
10. Xem danh sách các phím tắt

Hãy xem tất cả các mẹo và thủ thuật này một cách chi tiết.

1 :Chèn hình ảnh vào bảng tính của bạn

Google Trang tính cho phép bạn chèn hình ảnh vào bảng tính của mình. Khi bạn sử dụng tính năng này, bạn sẽ có hai tùy chọn sau:

• Chèn hình ảnh vào ô
• Chèn một hình ảnh trên các ô

Tùy chọn đầu tiên chèn hình ảnh vào ô đã chọn, trong khi tùy chọn thứ hai sẽ chèn hình ảnh theo kích thước ban đầu bao phủ một số ô nhất định. Để chèn một hình ảnh, hãy truy cập “Insert > Image, ”Sau đó chọn tùy chọn mong muốn. Bạn có thể chèn hình ảnh vào Google Trang tính từ máy tính của mình bằng cách tải hình ảnh lên, từ webcam, bằng URL, bằng cách sử dụng tính năng Tìm kiếm hình ảnh của Google, v.v.

2 :Màu ô xen kẽ

Trong khi làm việc trên bảng tính, đôi khi, chúng tôi yêu cầu tô màu các hàng thay thế trong dữ liệu của mình. Bạn có thể làm điều đó dễ dàng trong Google Trang tính bằng cách sử dụng Alternating colors. Các bước để thực hiện việc này như sau:

1. Chọn phạm vi hàng.
2. Đi đến “Format > Alternating colors. ”
3. Chọn màu từ các kiểu mặc định. Bạn cũng có thể thêm màu của riêng mình vào tiêu đề và các hàng thay thế bằng cách nhấp vào menu thả xuống tương ứng.
4. Nhấp chuột Done.

3 :Trích xuất các giá trị duy nhất từ ​​tập dữ liệu

Giả sử bạn có một tập dữ liệu chứa nhiều giá trị trùng lặp trong một cột cụ thể và bạn chỉ muốn trích xuất các giá trị duy nhất từ ​​tập dữ liệu đó. Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng UNIQUE. Hàm này tạo một tập dữ liệu mới không chứa các giá trị trùng lặp.

Giả sử bạn có các giá trị trùng lặp trong cột A từ ô A1 đến A10 và bạn muốn trích xuất các giá trị duy nhất từ ​​cột này. Đối với điều này, bạn phải nhập công thức =UNIQUE(A1:A10). Các bước sau đây sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện điều đó:

1. Chọn ô mà bạn muốn trích xuất các giá trị duy nhất.
2. Loại = DUY NHẤT (A1: A10)
3. họp báo Enter.

Ngoài ra, bạn cũng có thể xóa các hàng giá trị trùng lặp trong Google Trang tính.

4 :Kết nối Google Trang tính với Microsoft Excel

Nếu bạn làm việc trên cả Google Trang tính và Microsoft Excel, bạn có thể kết nối Google Trang tính với Microsoft Excel để mỗi khi bạn cập nhật dữ liệu trong Google Trang tính, các thay đổi sẽ tự động được phản ánh trong Microsoft Excel.

5 :Xem lịch sử Chỉnh sửa

Mỗi khi bạn thực hiện thay đổi trong Google Trang tính, Google sẽ lưu nó vào lịch sử phiên bản của bảng tính của bạn. Bạn có thể xem lịch sử chỉnh sửa của mình bằng cách nhấp vào Last edit ở đầu bảng tính của bạn (xem ảnh chụp màn hình ở trên). Khi bạn nhấp vào liên kết đó, tất cả tiến trình lịch sử chỉnh sửa của bạn sẽ mở ra ở phía bên phải của Google Trang tính. Nếu muốn, bạn có thể khôi phục bất kỳ phiên bản nào trước đó của bảng tính của mình. Đối với điều này, hãy chọn dòng thời gian của phiên bản mà bạn muốn khôi phục, sau đó nhấp vào ba dấu chấm dọc bên cạnh và chọn Restore this version.

6 :Chạy kiểm tra chính tả

Google Trang tính cũng cho phép bạn chạy kiểm tra chính tả để bạn có thể sửa các từ viết sai chính tả. Sau khi chạy công cụ kiểm tra chính tả, Google Trang tính sẽ yêu cầu bạn sửa những từ viết sai chính tả. Bạn có thể thực hiện hành động thích hợp cho các từ sai chính tả. Hướng dẫn sử dụng công cụ Kiểm tra lỗi chính tả trong Google Trang tính như sau:

1. Chọn phạm vi dữ liệu, cách viết bạn muốn kiểm tra.
2. Đi đến “Tools > Spelling > Spell check. ”

Bạn cũng có thể thêm các từ vào từ điển cá nhân của mình.

7 :Áp dụng bộ lọc cho bảng tính của bạn

Giống như Microsoft Excel, Google Trang tính cũng cho phép bạn lọc dữ liệu trong bảng tính. Đây là một tính năng rất hữu ích của Google Sheets giúp bạn tiết kiệm thời gian khi chỉ phải xem các kết quả cụ thể trong một tập dữ liệu khổng lồ. Các bước sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách áp dụng bộ lọc cho bảng tính trong Google Trang tính.

1. Chọn cột mà bạn muốn áp dụng bộ lọc.
2. Đi đến “Data > Create Filter. ” Sau đó, bạn sẽ thấy ô đầu tiên của cột đã chọn có biểu tượng bộ lọc ở phía bên phải.
3. Nhấp vào biểu tượng đó và áp dụng bộ lọc theo nhu cầu của bạn.
4. Bấm OK.

Bạn có thể áp dụng bộ lọc theo màu sắc, theo điều kiện, như lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, v.v.

Read: Google Bản vẽ trên web – Hướng dẫn, Mẹo và Thủ thuật.

8 :Bảo vệ các tế bào để ngăn chặn những thay đổi không mong muốn

Trong Google Trang tính, bạn có thể bảo vệ các ô cụ thể hoặc một loạt các ô để ngăn những thay đổi không mong muốn. Tính năng này hữu ích khi bạn đang chỉnh sửa bảng tính hiện có hoặc bảng tính được chia sẻ. Hơn nữa, trong bảng tính được chia sẻ, tính năng bảo vệ ô ngăn người dùng khác chỉnh sửa dữ liệu trong các ô được bảo vệ.

Các bước để bảo vệ một ô hoặc nhiều ô trong Google Trang tính được đưa ra dưới đây:

1. Chọn một ô cụ thể hoặc một dải ô trong Google Trang tính.
2. Đi đến “Data > Protect sheets and ranges. ”
3. Bây giờ, bạn có thể đặt quyền cho ô đã chọn hoặc phạm vi ô.

Bạn cũng có thể bảo vệ toàn bộ trang tính để ngăn chặn những thay đổi không mong muốn.

9]Sử dụng trí tuệ nhân tạo

Bạn có thể sử dụng Trí tuệ nhân tạo trong Google Trang tính để tính toán dữ liệu và tạo biểu đồ tự động. Để sử dụng AI trong Google Trang tính, trước tiên, hãy chọn phạm vi dữ liệu trong bảng tính của bạn, sau đó nhấp vào nút Khám phá ở phía dưới bên phải. Sau đó, cửa sổ AI sẽ xuất hiện ở bên phải bảng tính của bạn. Giờ đây, bạn có thể tạo các biểu đồ, như biểu đồ Hình tròn, Biểu đồ, Biểu đồ thanh, v.v., của dữ liệu đã chọn chỉ bằng một cú nhấp chuột. Sau khi tạo biểu đồ, hãy kéo và thả biểu đồ để đặt nó vào bảng tính của bạn.

Ngoài việc tạo biểu đồ, bạn có thể thực hiện tính toán trên dữ liệu đã chọn bằng cách sử dụng AI. Ví dụ: nếu bạn muốn tìm Chế độ của dữ liệu đã chọn, chỉ cần nhập Chế độ vào trường tìm kiếm và sau đó chọn Chế độ tương tự từ kết quả tìm kiếm. Sau đó, Google Trang tính hiển thị cho bạn Chế độ dữ liệu của bạn. Bạn cũng có thể xem công thức được sử dụng để tính toán Chế độ. Tương tự, bạn có thể thực hiện các phép tính khác trong Google Trang tính bằng cách sử dụng AI, như tìm Giá trị trung bình, Trung bình, Trung bình, v.v. của dữ liệu đã chọn.

10]Xem danh sách phím tắt

Các phím tắt được thiết kế để làm cho công việc dễ dàng hơn và nhanh hơn. Các ứng dụng Microsoft Office có rất nhiều phím tắt giúp người dùng hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Tương tự, Google Trang tính cũng có các phím tắt, sử dụng phím này bạn có thể thực hiện các tác vụ cụ thể một cách nhanh chóng. Để xem danh sách các phím tắt trong Google Trang tính, hãy nhấn vào Win + /S.

Phím Win + / sẽ mở cửa sổ phím tắt. Bạn có thể tìm kiếm một phím tắt cụ thể bằng cách nhập cụm từ liên quan vào trường Tìm kiếm. Hoặc bạn có thể chọn một danh mục cụ thể từ phía bên trái để xem tất cả các phím tắt cho danh mục đó.

Làm cách nào để sử dụng Google Trang tính cho người mới bắt đầu?

Google Trang tính là một công cụ tạo bảng tính trực tuyến miễn phí. Nó đi kèm với một Template Gallery điều này rất hữu ích cho những người làm tươi. Sau khi mở Google Trang tính, hãy nhấp vào Thư viện mẫu ở trên cùng bên phải để xem tất cả các mẫu có sẵn. Chọn bất kỳ mẫu nào có sẵn và bắt đầu chỉnh sửa bảng tính. Một số mẫu của Google Trang tính là Ngân sách hàng năm, Ngân sách hàng tháng, Công cụ theo dõi đầu tư tài chính, Kế hoạch du lịch, Lập kế hoạch hóa đơn, Đơn đặt hàng, Báo cáo lưu lượng truy cập trang web, v.v.

Google Trang tính cũng giúp bạn tìm hiểu các công thức trong khi làm việc trên bảng tính. Đây là một tính năng rất hữu ích cho người mới bắt đầu. Chỉ cần nhập một công thức và sau đó nhấp vào Dấu hỏi ở phía bên trái của công thức. Sau đó, Google Trang tính sẽ hiển thị cho bạn chi tiết của công thức đó. bạn cũng có thể nhấp vào Learn more để tìm hiểu chi tiết về công thức đó.

Read next: Mẹo và Thủ thuật của Google Tài liệu mà mọi người nên biết.

Làm cách nào để làm cho Google Trang tính hiệu quả hơn?

Có một số điều bạn có thể làm trong bảng tính Google Trang tính để làm cho nó hiệu quả hơn, chẳng hạn như:

• Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để tô màu các hàng cụ thể trong bảng tính của mình để dễ dàng xác định dữ liệu.
• Nếu bạn là người mới bắt đầu, bạn có thể sử dụng các mẫu được thiết kế sẵn để tạo bảng tính.
• Bạn có thể sử dụng tính năng Trí tuệ nhân tạo trong Google Trang tính để tạo và chèn biểu đồ vào bảng tính của mình.

Đó là nó.